第一节信息技术与会展信息化1.1概述
会展的本质是信息交流的媒介和载体，从会展的定义看，狭义的会展即展览会和会议，广义的会展是会议、展览、展销、节庆、赛事活动的统称。无论广义还是狭义的会展，其主体部分都是展览会，“展”即展示，“览”即观赏，“会”即很多人聚首交流。展览或展览会，就是展览主办者组织参展商参展，通过物品（展品）在一定时间、空间条件下的直观展示，与观众双向传递和交流信息，传授知识、宣示理念，促成交易、投资，扩大影响、树立形象。会展具有展示交流信息、传播知识理念的功能，参观展览的核心目的就是获取信息、知识。
1.2信息与信息技术
信息是描述数据之间的存在关系，是经过加工过的数据，具有特定的价值。信息也是从记录客观事物(物质和精神)的运动状态和(状态改变)方式的数据中提取出来的、对人们的决策提供有益帮助的一种特定形式的数据。例如：博览会观众的职业、年龄、受教育程度等表示的都是一些事实，但是当博览会的组织者需要考虑观众职业分布和博览会的主题间的关联程度时，观众职业就成为信息。其次，信息是可以通讯的。信息是构成事物联系的基础。由于人们通过感官直接获得周围的信息极为有限，因此大量的信息需要通过传输工具获得。
1.2.2信息的特性
（1）事实性。
（2）精确性。
（3）完整性。
（4）及时性。
（5）经济性。
（6）可访问性。
（7）可验证性。
（8）等级性。
1.2.3会展信息资源的开发与利用
任何信息资源很少能自动满足特定的需求，只有通过各种方式的开发和利用，才能达到满足需求的目的。
会展信息资源的开发和利用也是信息产业持续健康发展的根本保证。
会展信息资源的开发利用具有相当强的时效性和动态性，参展商和参观者大量需要的是实时更新的活的信息资源。
1.2.4信息技术
信息技术是关于信息的产生、发送、传输、接收、变换、识别和控制等应用技术的总称,是人类开发和利用信息资源的所有手段的总和，是在信息科学的基本原理和方法的指导下扩展人类信息处理功能的技术。具体包括信息基础技术、信息处理技术、信息应用技术和信息安全技术等。
信息基础技术：微电子技术，光子技术和光电技术，分子电子技术。
信息处理技术：信息获取技术，信息传播技术，信息加工技术，信息控制技术。
信息引用技术：信息应用技术大致可分为两类，
a.一类是管理领域的信息应用技术，主要代表是管理信息系统技术(MIS技术)；
b.另一类是生产领域的信息应用技术,主要代表是计算机集成制造系统(CIMS技术)。
信息安全技术：密码技术，防火墙技术，访问控制技术。
1.3会展与会展信息
1.3.2会展的特点
1.3.3会展信息
会展信息是一种既有市场性也有展示性的经济交换形式。在古代，它曾在经济交流中起过重要的作用；在现代，它仍在很多方面发挥作用，包括宏观方面的经济、社会作用和微观方面的企业市场营销作用。会展信息作为经济交换（流通）的一种形式，现已深深介入中国的经济活动，在流通和信息领域充当重要角色，成为重要的商品市场、技术市场、信息市场和资金引进市场。中国现有的会展信息覆盖各个领域，每年中同一专业会展信息举办多次，为行业交易提供了重要机会，为企业发展创造了条件，因此，会展信息业也成为企业经营的重要方式。
我国会展业经历了二十余年的发展，作为信息的集散地的功能也得到了越来越多的人的共识。通过在展会期间的调查，企业可以搜集到有关竞争者和顾客的信息，为企业的下一步发展战略提供依据。同时，大众也可以了解到国内外企业的发展情况，并获取到许多的文化知识。展会作为交流信息的平台，至少需要三方面主体的共同作用，即组展商、参展商，以及与本次展会相关的其他信息提供组织。
1.4.1信息流
信息流（informationflow）就是信息流量，是在空间和时间上向同一方向运动中的一组信息，它有共同的信息源和信息接收者，即是由一个分支机构（信息源）向另一个分支机构（地址）传递的全部信息的集合。它不仅指很多信息量的集合，同时更重要的是这些信息的传递；即信息的流动。信息流通畅指信息能够快速地或在规定的时间内传递到应该接受到信息的各个地方;没有任何阻塞。各个信息流组成了企业的信息网，称之为企业的神经系统。信息流畅与否决定着企业生产经营活动是否能正常运行。
信息流是企业发展的基本脉络。评价企业成功与否，一个简易的办法是看其物流、工作流和信息流“三流”的情况，其中，信息流的质量、速度和覆盖范围，尤其可以“映照”企业的生产、管理和决策等各方面的“成色”。因为物流、工作流在企业的“生命活动”中无不最终以信息流的“高级形式”展现，就象生物体的所有活动都是基于神经系统传递的生物电信号一样。因此，深入认识“信息流”，将掀开企业发展的新视角。
1.4.2信息流与会展的关系
1.5信息技术在会展中的应用
信息技术在会展中的应用
多媒体技术、办公自动化技术、微电子技术、信息可视化技术、计算机科学与技术等现代信息技术在会展中应用十分广泛。现代展览充分运用声、光、电等立体现代信息技术手段，综合运用新闻、广告、印刷、出版、影视等多种信息传播学范畴的知识，强化信息展示效果。大型现代化会展中心必须配备现代化信息设施，如宽带互联网络，光纤、无线、卫星通信，多媒体通信，同声传译声讯系统，传真、手提移动电脑、可视电话、数码相机、电子显示屏、投影仪、幻灯机、影碟机、电视、电影、广播等各类信息设备须应配置齐全。
综上所述，国际会展活动是随着产业革命不断发展而产生的，现代大型国际会展促进了新技术的开发和城市的现代化，也促进了城市结构与功能的变革，与历次产业革命紧密相关，推动了技术的发展和转换。在国际社会日益全球化和信息化的今天，超大型国际会展对人类来说既是增进相互交流促进共同发展的机会，也面临着一些新的挑战。
第二节会展信息分析2.1会展信息资源
2.1.1信息
信息（information）一词对我们来说已并不陌生，在人们的实际生活和工作中，每个人随时随刻都在与信息打交道，都在不断地接收信息、加工信息、利用信息。管理学家将人类与信息的关系比喻为人与空气的关系一样重要。随着社会经济和科学技术的迅速发展，信息在管理中的地位越来越重要。
2.1.2会展信息资源的概念
会展信息业成为企业经营的重要方式。会展信息会已经不是简单意义上的会展信息产品、推销产品、购买商进货的场所，现代会展信息会已发展为获取信息、交流沟通的渠道。参加会展信息会是企业整个市场拓展工作的重要组成部分，应被列入市场整体规划之中。
2.1.3会展信息资源的功能
2.2会展信息的分类
（1）按形式、规模、模式分类
会展本身是大型集体性活动的集合，按形式分类，可以分成会议、展览会、节庆等活动；按它们涉及和辐射的地域范围分类，可分为本地的、全国的、国际性的；按组织规模和参观人数分类，有小型的、中型的、大型的和特大型的。按会展的规格，可以分成普通的、行业的、政府的和国际性的。小的会展则可以是本地的一个行业、组织或企业的活动，甚至是个人举办的婚宴等。大型展览会的参观者可以达数万人以上，小型的会议仅仅几十人。由于规模上具有明显的差异、重要程度不同、主办方等级、与会人数的多少。会展的筹备、组织和服务情况也是十分复杂的，如有的会展承办方可以将所有的组织策划工作委托会展公司全权负责，将接待工作委托给旅游公司、饭店；有的会展承办方则承担会展中策划、组织、接待等所有工作。随着社会分工的进一步细化，将有越来越多会展采取市场经营的模式，即由会展管理公司根据主办方对会展的要求、形式、规模、性质等，进行全面的、专业的策划、组织和接待。
（2）按时间阶段分类
会展活动具有非常鲜明的阶段性。对于会议系统来讲，可以分成筹备阶段、接待阶段、会议期间、结束阶段、休会期间。相对应的是策划信息、接待信息、会间信息、会后信息；而对于会展系统，又可以分成展前、展中、展后三个阶段，对应的信息有展前信息、展中信息、展后信息。两者在前期工作方面具有很多相似之处。对每个阶段的信息流程进行剖析，研究它们在不同环节的特点，不仅是设计会展管理信息系统的基础，也是做好管理工作、组织工作的基础。
（3）按管理分类
从管理角度出发，信息又可以划分为：财务信息、人员信息、物流信息、会议报告信息、展品展出信息、接待信息。有些信息将贯穿整个会展的各个阶段，如财务信息，有的信息只在特定的阶段出现，而且大量的信息集中在很短的时间内，成“井喷状”，如接待信息。2.3会展信息的管理
当前，展览行业的信息管理局限在一个较低的层次上，例如，可以表现在：在一次会展活动中会展主办公司和参展商各自独立地重复收集观众名片信息，数据没有共享和交换；缺乏对信息的深入利用；不同会展活动之间数据独立，数据缺乏归并和统一处理。如何有效地对行业信息进行有效的管理就显得尤为重要，人们希望通过有效的方法和途径，把信息的孤岛变成信息的海洋。为了更好地进行会展信息的管理，我们首先要深入了解信息管理的内涵。
2.3.1信息管理的概念
2.3.2信息管理的主要内容
2.3.3实现信息管理的有效途径
2.3.4会展信息管理的分析
根据会展的进程的特点，具有5个信息发展阶段，即筹备阶段、接待阶段、会展期间、结束阶段、休会期间，各个阶段出现的信息具有不同的特点。
二准备阶段信息管理
（1）准备项目信息管理
（2）资金信息管理
（3）会员信息管理
（4）对接待阶段工作策
